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Bauakten digitalisieren - ein wichtiger Schritt in die Zukunft
Bauakten zu digitalisieren ist fortschrittlich, rechtssicher und reduziert die Kosten. Denn in der Regel sind Bauakten besonders umfangreich und benötigen bei der Archivierung überdurchschnittlich viel Raum. Da Zeichnungen, Pläne und alle anderen Unterlagen aufgrund gesetzlicher Vorgaben sehr lange aufbewahrt werden müssen, wächst die Zahl der Papierakten im Verlauf der Jahre immer weiter an. Dies führt zu hohen Archivierungs- und Personalkosten. Die moderne Lösung ist die professionelle Digitalisierung der Bauakten.
Wieso Behörden und Unternehmen Bauakten digitalisieren sollten
Ein Archiv für Bauakten erfordert zusätzliche Räume und verursacht erhebliche Zusatzkosten. Abgesehen von den Kosten für die sichere Archivierung müssen diese Archive durch regelmäßige Reinigung und Renovierungsmaßnahmen erhalten werden. Die korrekte Klimatisierung zum langjährigen Schutz der Bauakten aus Papier spielt eine genauso wichtige Rolle wie die Sicherheit des Archivs vor Beschädigung oder Zerstörung.
Digitale Archivierung spart Kosten
Das manuelle Dokumentenmanagement ist mit hohen Personalkosten verbunden. So nimmt die Verwaltung der Papierakten wertvolle Arbeitszeit in Anspruch, die Sie in anderen Bereichen effizienter einsetzen können. Vor allem für die Mitarbeiter verursachen Papierakten hohen zusätzlichen Zeitaufwand. Denn in der Regel befindet sich das Archiv weiter entfernt vom Arbeitsplatz. Dies wirkt sich negativ auf die Bearbeitungszeit bei Anfragen aus und belastet die Mitarbeiter durch zusätzliche Aufgaben wie die Anforderung der Akten.
Wie aufwändig ist die Digitalisierung von Bauakten - reichen Papierakten nicht aus?
Papierakten besitzen im Vergleich mit einer digitalen Akte zahlreiche Nachteile. Der Arbeits- und Verwaltungsaufwand ist sehr hoch und der Zugang zu den Unterlagen aufwändig. Der Digitalisierungsvorgang selbst ist für Sie nicht aufwändig. Denn Sie übergeben die Akten einfach an Doccumaxx, einer erfahrenen Druckerei in Wolfsburg, und die gut geschulten Mitarbeiter übernehmen die Digitalisierung.
Documax bietet durch die technische Ausstattung die besten Voraussetzungen, um Ihre Bauakten zu digitalisieren und elektronisch zu archivieren. Zuerst werden die Papierakten für die Digitalisierung vorbereitet und anschließend mit Hochleistungs-Scannern eingescannt. Die leistungsfähigen Geräte erstellen hochwertige digitale Farb- und Schwarz-Weiß-Kopien jeder einzelnen Akte, auf denen selbst kleinste Details klar erkennbar sind. Spezielle Softwarelösungen sorgen für an die praktische Arbeit angepasste Dateigrößen ohne Qualitätsverlust oder Abweichung vom ursprünglichen Maßstab.
Welche Vorteile bieten digitale Bauakten?
Digitale Akten sind für alle berechtigten Benutzer unabhängig vom Standort und zu jeder Zeit verfügbar. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die gleichzeitige Nutzung durch mehrere Mitarbeiter, ohne dass aufwendig Kopien erstellt werden müssen. Jeder berechtigte Sachbearbeiter hat Zugriff auf die Original-Unterlagen. Dies wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv auf die verschiedenen Arbeitsabläufe aus.
Digitale Bauakten - die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
- stark reduzierte Personal- und Archivkosten
- jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar
- digitale Kopien zur Weitergabe
- Kostensicherheit
- unkompliziertes Dokumentenmanagement
Bauakten digitalisieren - Documaxx als erfahrener Experte
Bauakten zu digitalisieren ist eine Dienstleistung mit immer höherer Nachfrage. Mit der leistungsfähigen technischen Ausstattung digitalisieren wir Ihre Bauakten unter Einhaltung aller Richtlinien zum Datenschutz und in hoher Qualität. Unsere Experten zum Thema Bauakten digitalisieren beraten Sie gerne über die Vorteile der Digitalisierung von Bauakten und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. Rufen Sie uns an oder kontaktieren Sie uns über E-Mail.