Bauzeichnungen archivieren - Digitalisierung als unkomplizierte Lösung
Bauzeichnungen zu archivieren ist mit hohem Aufwand verbunden. Denn durch die lange Aufbewahrungspflicht ist besondere Sorgfalt erforderlich. Im Idealfall werden die Zeichnungen nicht gefaltet, sondern flach oder gerollt in einem für Papier optimalem Raumklima gelagert. Dies erfordert hohe Raumkapazitäten und oft eine Trennung von den Bauakten. Hohe Kosten und Risiken wie die Beschädigung oder sogar der Verlust können die Folgen sein. Wir bieten Ihnen mit unserem Scanservice die ideale Lösung: Die digitale Archivierung von Bauzeichnungen.
Warum Sie Bauzeichnungen archivieren müssen
Bauzeichnungen sind ein wichtiger Bestandteil jeder Bauakte und müssen, wie die Bauakte, über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt bis zu 30 Jahren. Dient die Bauzeichnung zum Nachweis eines Urheberrechts, muss sie sogar bis 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers archiviert werden.
Aufbewahrungspflicht von Bauzeichnungen
Aus diesen Gründen müssen Sie Bauakten und die Bauzeichnung archivieren:
- Gewährleistungsansprüche seitens des Auftraggebers, 5 Jahre
- Honoraransprüche, 3 Jahre
- nachträgliche Herausgabe der Bauakte an Bauherrn oder Nachfolger, 30 Jahre
- Urheberrechtsansprüche, 70 Jahre nach Tod des Urhebers
- steuerlicher Nachweis für Unternehmen, 10 Jahre
Welche Formen der Archivierung gibt es?
Durch die moderne IT-Technologie stehen Ihnen heute zwei Möglichkeiten zur Auswahl, um Bauzeichnungen zu archivieren. Die traditionelle Methode der Archivierung in Papierform oder die effiziente Digitalisierung der gesamten Bauakte einschließlich der Bauzeichnung.
Analoge Archivierung von Bauzeichnungen
Bis vor wenigen Jahren wurden Bauakten immer noch analog archiviert. Die analoge Archivierung ist mit verschiedensten Nachteilen verbunden. Sie nimmt umfangreiche räumliche Ressourcen in Anspruch und die Bauzeichnungen sind unterschiedlichen Umwelteinflüssen ausgesetzt. Dies wirkt sich auf die Qualität einer Bau- oder technischen Zeichnung aus. Werden ältere Akten benötigt, müssen sie aus dem Archiv geholt und eventuell kopiert werden. Wobei Bauakte und Bauzeichnung oft getrennt gelagert werden und der Zeitaufwand erhöht sich. In Summe betrachtet ist die analoge Archivierung eine sehr teure Alternative zu modernen Lösungen wie die digitale Archivierung.
Digitales Archiv
für Bauzeichnungen
Entscheiden Sie sich für die moderne Lösung, Ihre Bauzeichnungen zu archivieren, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Das Einscannen der Zeichnungen ist unkompliziert und nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Spezielle Dokumentenmanagement-Systeme stellen sicher, dass der Zugriff auf die erforderlichen Dokumente schnell und zu jeder Zeit möglich ist. Durch die verfügbaren leistungsfähigen Scanner und spezielle Softwarelösungen erfolgt die Digitalisierung der Bauzeichnungen in unserem Unternehmen ohne Qualitätsverluste und maßstabgetreu.
Vorteile der digitalen Archivierung von Bauzeichnungen
Durch die digitale Archivierung sparen Sie hohe Kosten für Archivräume. Da in der Regel bereits eine IT-Infrastruktur vorhanden ist, investieren Sie nur mehr in entsprechend dem Volumen der Bauakten erforderliche Festplatten, ein Dokumentenmanagement-System und auf Ihre Anforderungen abgestimmte Sicherheitslösungen zum Schutz der digitalen Daten.
Ihre Mitarbeiter finden die Informationen innerhalb kurzer Zeit und bei Bedarf sind die Unterlagen für mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig verfügbar. Dadurch wirkt sich die Digitalisierung der Bauzeichnungen auf Arbeitsprozesse und die damit verbundenen Kosten positiv aus.
Die digitale Verarbeitung der Bauzeichnungen sowie der gesamten Bauakten übernimmt Documaxx für Sie.
Documaxx-Leistungen rund um die Archivierung von Bauzeichnungen
Als erfahrene Druckerei aus Wolfsburg sind wir auch Spezialisten für die Digitalisierung von Papierakten und bieten einen umfangreichen Service rund um Ihr digitales Archiv. Sie übermitteln uns alle Bauzeichnungen zum Archivieren und wir bereiten sie für die Digitalisierung vor. Unsere leistungsfähigen Scanner digitalisieren die Bauzeichnungen in Farbe und in höchster Präzision. Obwohl wir Ihre Dokumente in einer in der Praxis gut verwendbaren Dateigröße erstellen, zeigen die digitalisierten Bauzeichnungen keinerlei Abweichungen vom Original. Selbst kleinste Details bleiben klar erkennbar. Um die Bauzeichnungen zu archivieren, orientieren wir uns an Ihren persönlichen Vorstellungen und realisieren die von Ihnen gewünschten Strukturen.
Rufen Sie uns an oder kontaktieren Sie uns per E-Mail. Unsere Experten für das Thema Bauzeichnungen archivieren beraten Sie umfassend und beantworten gerne Ihre Fragen.