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Bauakten archivieren - rechtssicher und effizient
Bauakten zu archivieren ist gesetzlich verpflichtend. Denn laut Gesetz müssen Sie von Bauunternehmen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Für Architektur- und Ingenieurbüros kann die Aufbewahrungspflicht sogar bis zu 30 Jahren oder länger betragen. Durch diese Vorgaben ist eine möglichst lange Verfügbarkeit der Bauakten und der Zugriff darauf über lange Zeit sichergestellt. Da Bauakten jedoch viel Platz beanspruchen, geht der Trend immer mehr zur kostengünstigen digitalen Bauakte.
Gründe für die Archivierung von Bauakten
Warum Bauakten so lange aufbewahrt werden müssen, hat unterschiedliche Gründe. Einerseits dient die Archivierung der Bauakten dem Schutz der Vertragspartner. Aber auch der steuerliche Nachweis spielt eine wichtige Rolle.
- Honoraransprüche verjähren drei Jahre nach Rechnungslegung.
- Innerhalb von fünf Jahren kann der Bauherr Gewährleistungsansprüche geltend machen.
- Ein eventuell vorhandenes Urheberrecht ist vererbbar und erlischt erst 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers.
- Bauherrn haben ein nachträgliches Recht auf die Herausgabe verschiedenster Bauunterlagen von der Baugenehmigung bis zum Leistungsverzeichnis oder Katasterplänen. Daher müssen diese 30 Jahre aufbewahrt werden.
- Für den steuerlichen Nachweis sind die Bauakten für eine Zeit von 10 Jahren aufzubewahren.
Die verschiedenen Möglichkeiten zur Archivierung von Bauakten
Durch die fortschreitende Digitalisierung von Unternehmen wird es immer unkomplizierter, zeitsparender und vor allem kostengünstiger, Bauakten zu archivieren. Das Outsourcing dieser Tätigkeiten optimiert die Archivierung von Bauakten zusätzlich.
Analoge Archivierung
Bis vor wenigen Jahren wurden Bauakten immer noch analog archiviert. Der Grund dafür war in vielen Fällen die fehlende Technik. Denn die Investition in entsprechend leistungsfähige Scanner, die eine entsprechend hohe Qualität liefern, war einfach nicht rentabel. Als Alternative blieb über lange Zeit nur die analoge Archivierung in Ordnern. Diese Vorgehensweise erfordert jedoch einen überdurchschnittlich hohen Platzbedarf und verursacht erhebliche Kosten.
Digitale Archivierung
Immer mehr Unternehmen setzen auf die digitale Bauakte und das digitale Archiv. Vor allem spezielle Anbieter wie die Druckerei Wolfsburg unterstützen Sie dabei durch umfassende Dienstleistungen. Leistungsfähige Scanner erstellen hochwertige und bis ins kleinste Detail gut leserliche digitale Dokumente. Von der großformatigen Zeichnung bis zu Leistungsverzeichnissen und Rechnungen erhalten Sie unveränderte digitale Kopien, die den gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung entsprechen und platzsparend sowie kostengünstig archiviert werden.
Digitales Archiv - die Vorteile der digitalen Archivierung von Bauakten
Für Ihr digitales Archiv benötigen Sie nur eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte IT-Infrastruktur, in der Sie Ihr Aktenarchiv speichern. Ein erfahrener Dienstleister übernimmt für Sie alle Tätigkeiten, die erforderlich sind, um Ihre Bauakten zu archivieren. Leistungsfähige Scanner erstellen gesetzlich anerkannte Kopien aller Unterlagen in höchster Qualität. Und geschulte Mitarbeiter erstellen ein optimiertes digitales Archiv, in dem Sie erforderliche Unterlagen zu jeder Zeit schnell und zuverlässig finden.
Wobei die Digitalisierung der Bauakten nicht nur bei der Archivierung Ihre Vorteile zeigt. Denn bereits vor Abschluss der Bauarbeiten sind die digitalen Informationen, je nach Ablageort der Unterlagen, unabhängig von Ihrem aktuellen Standort verfügbar.
Kostenersparnis durch Wegfall des Archivs
- schneller Zugriff durch optimierte Archivstrukturen
- über Cloudlösungen oder VPN-Netzwerke zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar
- Langzeitarchivierung wirkt sich kaum auf die Kosten aus
- digitale Bauakte als Kopie auf DVD für alle Beteiligten
Bauakten archivieren und von den Doccumaxx-Lösungen profitieren
Bauakten zu archivieren ist eines der Schwerpunktthemen unseres Dienstleistungsportfolios und umfasst umfangreiche Leistungen. Dies beginnt bereits mit der Vorbereitung der Unterlagen für das Scannen. Unsere speziell dafür geschulten Mitarbeiter arbeiten dabei mit größter Sorgfalt. Die Bauakten archivieren wir nach dem Scannen entsprechend der durch Sie vorgegebenen Struktur. Alternativ strukturieren wir das Archiv nach Ihren Anforderungen. Nach einer umfangreichen Endkontrolle durch Sie und Ihre Freigabe führen wir die Papierakten entsprechend den Datenschutz-Vorgaben der professionellen Vernichtung zu.
Gerne informieren wir Sie über die detaillierte Vorgehensweise und über alle Dienstleistungen rund um das Thema Bauakten archivieren. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie mit den Experten von Documaxx einen unverbindlichen Beratungstermin.